ETIKA MENGIRIM EMAIL

Etika dalam mengirim email sangatlah penting, dan bahkan lebih penting daripada etika untuk berbicara di telephone. Hal ini dikarenakan setiap email yang anda kirim dapat disimpan oleh si penerima email dalam jangka waktu yang sangat panjang. Email yang kita kirim baik itu ke pimpinan kita, manager, ataupun sesama rekan kita secara tidak langsung akan memperlihatkan gambaran sikap dan etika serta kesopanan diri kita.

Berikut beberapa masukan untuk anda dalam mengirim email.

·                     Selalu membuat subjek pada email. Hal ini perlu bagi si penerima email, sehingga dia tahu apakah email anda penting dan harus ditanggapi segera, ataupun bisa ditunda untuk sementara.

·                     Jujur dan tidak menyindir. Sindiran ataupun lelucon yang anda sampaikan dari email, jika tidak dituliskan dengan baik dan benar, dapat membuat si penerima email menjadi salah tanggapan dan dapat menimbulkan masalah, kecuali anda dapat menulis dengan baik sehingga si penerima tahu bahwa yang anda katakan lewat email hanyalah sebuah lelucon. Jika anda bukan orang yang pakar dalam menulis, sebaiknya hal ini dihindari. Gunakanlah bahasa yang jujur dan langsung, sehingga si penerima tahu maksud dan tujuan anda.

·                     Ketahui hal yang tidak boleh dikirim. Ada kalanya disaat anda menerima sebuah email yang berisikan tentang informasi, lelucon, ataupun email promosi palsu dari sebuah instansi ataupun dari teman anda, dan anda ingin berbagi dengan orang - orang yang ada dilingkungan kerja anda. Hindarilah hal tersebut, selain memberikan kesan anda adalah "pegawai santai", juga anda mengganggu rekan, manager, atau pimpinan anda yang sedang sibuk pada saat itu. Pikirkanlah jika anda akan meng forward email - email semacam ini.

·                     Ketahui fungsi kolom "To", "CC", dan "BCC". Kolom "To" adalah kolom alamat email utama kepada siapa anda bertujuan menyampaikan email tersebut. "CC" adalah kolom alamat email kepada siapa anda ingin sekedar memberitahukan atau melaporkan perihal isi email tersebut. "BCC" adalah kolom alamat email kepada siapa anda ingin menyampaikan email tersebut namun tidak terlihat oleh para penerima email lainnya, kecuali anda dan orang - orang yang ada pada list "BCC". Menggunakan "BCC" ini sebenarnya tidak terlalu bagus, karena dalam hal ini anda menyampaikan sebuah hal kepada orang lain dibelakang si penerima email lainnya. Gunakan memang jika dibutuhkan saja.

·                     Masukan alamat si penerima email. Hal ini sebaiknya anda lakukan terakhir untuk menghindari jika anda secara tidak sengaja menekan tombol kirim - send. Baca lagi email anda sebelum anda mengirimkannya, pastikan tidak ada kata - kata yang salah ataupun tidak sopan.